XV Congresso DERC/SBC: Exercício e Saúde

O XV Congresso do DERC/SBC teve como tema central "O Exercício e as Grandes Síndromes Clínicas – Tratamento e Prevenção". A comissão organizadora objetivou proporcionar uma atualização sobre diversas doenças cardiovasculares, incluindo doença arterial coronariana, insuficiência cardíaca, hipertensão arterial, diabetes, dislipidemia, tabagismo e obesidade. A meta incluía a discussão da prática de atividade física em cada uma dessas situações, além da utilização de métodos como ergometria, ergoespirometria, ecocardiografia de esforço e cintilografia para diagnóstico e avaliação terapêutica. O congresso contou com a participação de especialistas nacionais e internacionais, em conferências, colóquios e sessões clínicas, visando um alto nível científico. A expectativa era de grande número de participantes de diversas áreas do conhecimento científico, impulsionada pela programação científica, atividades sociais e a excelente localização no Rio de Janeiro.

O congresso ocorreu no Rio de Janeiro, de 20 a 22 de novembro de 2008, no Centro de Convenções do Hotel Sofitel, localizado na Avenida Atlântica 4240, na praia de Copacabana. A escolha da cidade e data visavam atrair um grande público, já que o evento fez parte da agenda da Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ) nas comemorações dos 200 anos da chegada da Família Real ao Brasil. Este contexto histórico e a localização privilegiada contribuíram para tornar o evento ainda mais atrativo e relevante, impactando o número de participantes e a visibilidade do evento.

A mensagem dos presidentes do DERC/SBC se dirige aos amigos e colaboradores, destacando a importância do evento e a expectativa pela participação de todos. A Sociedade Brasileira de Cardiologia (SBC) reconhece a relevância dos Simpósios Satélites, integrando-os à programação científica oficial. A organização destes simpósios é de responsabilidade da empresa patrocinadora, porém o programa científico (tema central, subtemas, moderadores, coordenadores e palestrantes) precisa ser aprovado pela comissão executiva do evento para garantir sua integração à programação oficial.

Os Simpósios Satélites constituíam um espaço dentro da programação científica do congresso, com duração de 70 minutos, ocorrendo durante o horário do almoço e no meio da tarde. Esses simpósios tinham como objetivo principal a divulgação científica. A inclusão da programação científica de cada simpósio no programa oficial do congresso, distribuído a todos os congressistas, era obrigatória, desde que o envio fosse realizado até 30/07/2008. Além disso, as empresas patrocinadoras tinham permissão para distribuir material promocional exclusivo relacionado ao seu simpósio, através de panfletagem na área de exposições, exceto em áreas específicas como portas de auditórios, estandes institucionais da SBC e áreas com patrocínios exclusivos.

As empresas patrocinadoras dos Simpósios Satélites tinham o direito de colocar material promocional dentro das pastas dos congressistas, seguindo prazos e critérios definidos pela SBC (material a ser enviado até 18/11/2008). Além disso, elas tinham a responsabilidade de custear duas diárias de hospedagem no Hotel Sofitel e o transporte aéreo para cada palestrante do seu simpósio que também fizesse parte da programação científica oficial do evento. O valor correspondente a esses custos deveria ser repassado à SBC, que ficaria responsável pela operacionalização. A SBC mantinha o direito de aprovar todos os projetos com antecedência mínima de 60 dias em relação à realização do evento, garantindo a qualidade e a integração com o evento como um todo. Isso inclui ações contidas ou não no Book de Comercialização.

Informações adicionais sobre a tabela de comercialização dos Simpósios Satélites estavam disponíveis, incluindo a localização dos auditórios correspondentes a cada simpósio. A SBC se reservava o direito de aprovar antecipadamente todos os itens patrocináveis executados pela empresa patrocinadora. O Book de Comercialização detalhava as opções de patrocínio e marketing, que eram consideradas ferramentas importantes de comunicação e visibilidade dentro do congresso. Para os itens patrocinados operacionalizados pela SBC, a empresa patrocinadora devia enviar os materiais necessários com 60 dias de antecedência, conforme descrito nos Retornos de Marketing. Quanto às mídias impressas, a SBC era responsável pela criação, impressão e postagem, reservando um espaço determinado para a empresa patrocinadora em cada material impresso, com exceções para acordos comerciais com formatações diferentes.

O congresso ofereceu uma variedade de oportunidades de patrocínio, cada uma com diferentes níveis de visibilidade e retorno de marketing para as empresas participantes. Essas opções incluíam desde a produção e distribuição de cartazes de divulgação (ITEM 1), com a logo da marca incluída, até a impressão de anúncios na primeira circular (ITEM 2) e inserções em materiais como certificados (ITEM 3), crachás (ITEM 4), pastas de congressistas (ITEM 10), capas de encosto de cadeira (ITEM 12), e até mesmo um balão dirigível interno (ITEM 4) com a logomarca da empresa. Outras opções incluíam a guarda de volumes (ITEM 7) , um jantar de confraternização (ITEM 9A-9B) e um projeto de “marca viva” com réplicas infláveis (ITEM 11), patrocínio do pórtico de entrada (ITEM 15) e patrocínio da multimídia (ITEM 13), com inserção exclusiva de logomarca na programação áudio visual. Cada opção de patrocínio detalhava os retornos de marketing, como a colocação de logotipos, banners e a distribuição de materiais promocionais.

Para cada item patrocinado, o documento detalha as responsabilidades da empresa patrocinadora e os retornos de marketing correspondentes. Por exemplo, o patrocínio do cartaz de divulgação (ITEM 1) envolvia a confecção e distribuição de 500 cartazes; o patrocínio da mala direta (ITEM 2) incluía a impressão de 13.000 exemplares, com espaço para anúncio do patrocinador nas capas; e o patrocínio dos certificados (ITEM 3) envolvia a confecção e impressão de 1.200 certificados com a logomarca da empresa. Outros itens, como o balão dirigível (ITEM 4), os crachás (ITEM 5) e o espaço de guarda-volumes (ITEM 7) também ofereciam diferentes níveis de visibilidade e oportunidades de promoção. O jantar de confraternização (ITEM 9A-9B) oferecia a oportunidade de contato com os principais formadores de opinião do evento. Em todos os casos, a SBC se reservava o direito de aprovar os projetos com antecedência.

A Sociedade Brasileira de Cardiologia (SBC) mantinha o direito de aprovar todos os projetos de patrocínio com antecedência mínima de 60 dias da realização do congresso, garantindo a harmonia e a qualidade do evento. Para os itens patrocinados que seriam operacionalizados pela SBC, a entrega dos materiais necessários pela empresa patrocinadora também deveria ocorrer com 60 dias de antecedência. Quanto aos prazos de pagamento, o documento destaca a importância de cumprir as datas descritas nos formulários de confirmação, independentemente das discussões contratuais, para garantir os valores e prazos apresentados nas tabelas de preços. Os contratos de estandes, patrocínios e simpósios satélites eram emitidos separadamente, e aqueles fechados durante a reunião de comercialização deveriam ser encaminhados até 15/03/2008.

O documento enfatiza a importância do correto preenchimento dos formulários de confirmação para garantir a participação das empresas no congresso. A precisão das informações fornecidas é crucial para a ratificação da participação. O documento alerta para a necessidade de atenção, especialmente se o formulário tiver mais de uma página ou anexos. A falta de informações precisas poderia comprometer a participação da empresa no evento.

Os contratos para estandes, patrocínios e simpósios satélites eram desvinculados, sendo emitidos contratos separados para cada item. Os contratos das empresas que fecharam suas participações durante a reunião de comercialização do XV Congresso Nacional de Ergometria, Cardiologia do Esporte e Reabilitação Cardiovascular da Sociedade Brasileira de Cardiologia deveriam ser encaminhados até 15/03/2008. A SBC encaminhava os contratos e o Manual do Expositor, baseado nas informações contidas nos formulários de confirmação, no Book de Comercialização e nos descritivos completos de cada item de patrocínio. Para garantir os valores e prazos de pagamento, o documento recomenda o cumprimento rigoroso das datas descritas nos formulários de confirmação, independentemente do andamento das discussões contratuais. Caso contrário, os valores vigentes ao término do processo contratual seriam aplicados.