Melhoria Operacional: Sorveteria Verão

A Sorveteria Verão, localizada em Quilombo/SC, é composta apenas pelos dois sócios. Não há um departamento de recursos humanos formalizado, apenas um dos sócios possui registro, folha de pagamento e pró-labore definido, enquanto o outro não. Essa situação prejudica a análise das contas da empresa e a contribuição para o INSS. A ausência de estrutura formal de recursos humanos gera sobrecarga de trabalho para os sócios e compromete a organização da empresa. A falta de definição clara de responsabilidades e remuneração entre os sócios demonstra uma carência na gestão de pessoal, impactando a eficiência operacional e planejamento futuro da empresa.

O diagnóstico revela problemas significativos no layout da sorveteria. O espaço é pequeno e pouco aconchegante devido à má disposição das mesas e freezers, com pouca ventilação e visão externa. A área, embora importante para as vendas, é utilizada principalmente para armazenamento de insumos e estoque final, que permanecem por aproximadamente 180 dias. Essa situação indica a necessidade urgente de um novo layout, que otimize o espaço e crie um ambiente mais agradável para os clientes, influenciando diretamente na experiência de compra e no potencial de vendas. A atual disposição dos elementos prejudica a eficiência do processo de atendimento e a experiência geral do cliente.

A análise da Sorveteria Verão indica deficiências em sua estratégia de marketing. Embora a empresa preze pela qualidade do produto, faltam aspectos visuais que agreguem valor, como a identificação visual da marca em alguns produtos. O preço praticado é competitivo, baseado nos concorrentes e custos de produção, mas não permite uma grande margem de lucro. A praça é bem estabelecida, com reconhecimento no mercado local devido à tradição familiar e aos 17 anos de atuação. No entanto, a promoção se limita ao boca-a-boca e chamadas em rádios locais, o Instagram da empresa está desatualizado e subutilizado, representando uma perda de oportunidades para se conectar com clientes, captar feedbacks e promover novos produtos. A falta de uma estratégia de marketing mais robusta compromete a visibilidade e o alcance da sorveteria, limitando seu crescimento.

A Sorveteria Verão apresenta problemas graves na gestão financeira. As entradas e saídas de caixa não são registradas, e não há separação entre os valores da empresa e dos sócios. As compras de matéria-prima são contabilizadas apenas a cada pedido. Essa falta de controle financeiro impede a tomada de decisões estratégicas, dificulta o acompanhamento da lucratividade e a projeção de investimentos. A ausência de um sistema contábil adequado impede um controle preciso dos custos, receitas e fluxo de caixa, comprometendo a sustentabilidade financeira da empresa a longo prazo e a capacidade de planejar o crescimento e investimentos futuros.

Apesar de o processo produtivo ocorrer diariamente sem grandes problemas, a Sorveteria Verão carece de fluxos definidos e atividades especificadas por setor. A ausência de documentação clara do processo produtivo dificulta o controle de qualidade, a identificação de gargalos e a implementação de melhorias. A falta de padronização pode gerar ineficiências, desperdícios e inconsistência na qualidade dos produtos. A ausência de um sistema de gestão de produção, com fluxogramas e cronogramas, torna difícil prever a demanda e garantir o fornecimento de matéria-prima, o que pode gerar paradas na produção e atrasos nos pedidos. Um sistema de produção mais organizado traria maior controle, previsibilidade e eficiência.

A principal proposta para a Sorveteria Verão é a implementação de uma estrutura organizacional mais formal, através de um organograma funcional (tipo B), adequado para empresas de pequeno porte. Esse organograma irá definir claramente as funções e responsabilidades de cada um dos sócios, dividindo as atividades entre um departamento administrativo (Marketing, Finanças e Recursos Humanos) e um departamento de produção (Manufatura e Materiais). A adoção de um organograma formal visa melhorar a organização interna, distribuição de tarefas, e consequentemente, a eficiência operacional da sorveteria. A inclusão de uma assessoria contábil terceirizada como linha staff também é considerada, demonstrando uma proposta de estrutura formalizada e mais profissional. A empresa passará a ter maior clareza sobre suas funções e responsabilidades, impactando positivamente na eficiência e na tomada de decisões.

A proposta de melhoria da estrutura operacional inclui a criação de fluxogramas para descrever as atividades de cada setor e o desenvolvimento de fluxos dos processos produtivos. Um cronograma de atividades também será implementado, prevenindo problemas como paralisação da produção por falta de material ou excesso de estoque. A definição desses fluxos visa padronizar os processos, melhorar o controle de qualidade e garantir maior eficiência na produção. A implementação de uma planilha de estoque mínimo ajudará a controlar os níveis de estoque, evitando faltas e compras urgentes, que geralmente são mais caras. Em paralelo, um novo layout foi proposto para criar um ambiente mais arejado e aconchegante para os clientes, melhorando a experiência no estabelecimento. As mudanças no layout visam solucionar o problema de espaço reduzido e melhorar a disposição das mesas, freezers e caixa para otimizar o atendimento.

Para a área de recursos humanos, a principal alteração proposta é a definição formal do pró-labore para os dois sócios, com base no mercado e no faturamento médio da empresa, sugerindo um valor de R$ 1500,00 por sócio. Essa formalização é crucial para uma gestão mais transparente e justa, permitindo uma melhor análise contábil e contribuição para o INSS, garantindo os direitos previdenciários dos sócios. A proposta reconhece que, para pequenas empresas, a contratação de um profissional específico para gestão de pessoas pode não ser viável, mas que a formalização de questões básicas, como o pró-labore, é fundamental para a saúde financeira e a organização da empresa.

A proposta de melhoria na área de marketing inclui o desenvolvimento de uma identidade visual para a empresa, com a criação de uma logomarca que facilite a identificação pelos clientes. A empresa também será incentivada a atualizar seu perfil no Instagram para melhor interação com o público. Além disso, a adesivagem do veículo utilizado para vendas e entregas é sugerida para aumentar a visibilidade da marca. A utilização de um número de WhatsApp para encomendas complementa a estratégia de comunicação, facilitando o contato com os clientes. A proposta busca fortalecer a presença da sorveteria no mercado local, combinando ações tradicionais com o uso estratégico de mídias sociais, para melhor alcançar e fidelizar seus clientes.

A pesquisa propõe melhorias na gestão financeira da Sorveteria Verão, incluindo o registro sistemático de entradas e saídas de caixa, e a separação dos valores da empresa dos valores pessoais dos sócios. A contabilização das compras de matéria-prima também deve ser realizada de forma mais organizada. Essas medidas são fundamentais para um controle mais preciso dos custos e receitas, permitindo uma tomada de decisão mais embasada e auxiliando na avaliação da saúde financeira da empresa. A implementação dessas melhorias na gestão financeira visa garantir uma maior transparência e controle sobre as finanças, o que é essencial para a sustentabilidade e crescimento da empresa.